sábado, 27 de marzo de 2010

Google Apps - Comunicación y Colaboración para su organización

Google Apps es la herramienta más ajustada a los trabajos en comunidad, dado por su valor en la colaboración y comunicación, sus dos anclas principales para enfocar esta herramienta hacia la integración de aplicación en la Web 2.0


Google Apps combina con simplicidad y funcionalidad 4 herramientas básicas en la comunicación y colaboración de organizaciones como lo son:
1.- Correo Electrónico:  Si deseas mantener tu vista y funcionalidad de tu correo Gmail, ahora Google Apps te ofrece la ventaja de mantener un correo electrónico personalizado de acuerdo al dominio de internet de tu organización (ejemplo: tunombre@tuempresa..com) para de esta manera, poder agrupar a todos los usuarios de cualquier organización en la misma mensajería.  De esta manera, te ahorras múltiples costos de licenciamiento en servidores de correo y licencias por usuario que actualmente pudieras estar pagando.


2.- Google Docs: Esta es una de las herramientas que más ha dado que hablar a la competencia dado su poder de movilización de información que se comparte a través de Google Apps.  El Google Docs, no es más que un Office en la red elaborado en este caso por Google.  Puedes diseñar, compartir y almacenar toda la información relacionada con hojas de cálculo, documentos y presentaciones de tu organización, de manera de garantizar la centralización de la información y la seguridad de los mismos.  Definitivamente, Google Dcos es un pilar fundamental de porque mover tus documentos de trabajo a internet.  Más adelante, profundizaré en esta herramienta en particular, dado el potencial que tiene en nuestro trabajo diario.  Se pierde de vista.


3.- Google Calendar:  Esta herramienta es extraordinariamente útil sobre todo en equipos de trabajo de alto desempeño, como fuerzas de ventas, servicios, etc. debido a su facilidad para establecer citas, reuniones, compartición de documentos en eventos programados, etc.  Google calendar realmente te permite avanzar en esas tareas de micromanagement del día a día que te hacen conseguir avances en tu labor.  Lo mejor de todo, se sincroniza con tu móvil y cualquier dispositivo donde revises información de tu agenda.


4.- Google Sites: Esta es la herramienta menos utilizada del Apps, ciertamente tiene algo de utilidad en personalizar la página de tu organización, pero la realidad es, que muchas de las organizaciones diferencias su desarrollo del site, de sus herramientas de mensajería y colaboración.  Sin embargo, es cuestión de aprovechar su funcionalidad.




Unas de las principales dudas que se le presentan a las organizaciones que deciden evaluar Google Apps se basan fundamentalmente en la SEGURIDAD y PRIVACIDAD.  Y es muy cierto y válido, entender toda la posición estratégica de la organización en función de este tema, sin embargo, para Google han sido temas muy bien planteados y para ello, se han dedicado, personas, procesos y tecnología dispuestos para garantizar ambos temas.  


Para conocer de la seguridad de la infraestructura te invito a visitar http://goo.gl/lXTG para que puedas tener una mejor visión al respecto, y con referencia a la privacidad, te invito a visitar http://goo.gl/e8hH. Definitivamente, estos temas más allá de aspectos meramente técnicos con respecto a la infraestructura, en lo particular, son más de percepción y certificación de testimonios de quienes ya lo han probado, y certificado estos temas en particular.  Lo mejor de todo, es que existe un sin número de informaciones que te refieren al respecto dentro del site de Google Apps.


Google Apps está orientado para organizaciones de todo tipo, sin embargo, hace énfasis en 3 tipos de organización que tienen un alto grado de nivel de colaboración y comunicación: 1.- Sector Educativo, 2.- Organizaciones sin fines de lucro, 3.- Administración Pública.  Si formas parte de alguna de estas organizaciones especiales que requieren herramientas de colaboración y comunicación, Google Apps es mi recomendación indispensable para el alto desempeño de tu organización.


A la fecha, Google Apps, ya cuenta con más de 2 millones de empresas que lo usan, entre esas la empresa donde laboro, y no hemos tenido nunca problemas en referencia a la seguridad y privacidad de la información.  Google Apps a la fecha, ya ha integrado aplicaciones como Google Groups, para profundizar en la colaboración, Google Video, y Google Market Place, y estas integraciones, lo que hacen es confirmar lo importante que han sido para la colaboración y comunicación de grandes equipos de trabajo las herramientas que ofrece Google Apps.  Espero puedas probarlo y disfrutar de sus extraordinarios beneficios.


Hasta la próxima.
Marlon